A céges fejlődéshez, fejlesztésekhez az egyik legjobb lehetőséget a különböző pályázatok nyújtják. Ahhoz viszont, hogy egy vállalkozásnak legyen esélye nyerni egy pályázaton, meg kell felelnie a követelményeknek, a megfelelést pedig dokumentumokkal kell alátámasztani. Az egyik ilyen, szinte minden pályázathoz szükséges dokumentum a cégkivonat.
Cégkivonatra elsősorban azért van szükség, mert ezzel lehet a cég alapvető információit, adatait bizonyítani. Ilyen információk pl. a cég neve, székhelye, főtevékenysége, adószáma, cégjegyzékszáma stb. Ezek olyan alapvető információk, melyek azt tanúsítják, hogy melyik cégről is van szó. Mondhatnánk, hogy ezeket az információkat megtaláljuk egy gyors Google kereséssel is bármelyik cégről, a különbség viszont az, hogy a cégkivonat hiteles forrásból származik, és megfelelő szintű – pályázatokhoz általában közhiteles – szintű hitelesítéssel van ellátva.
A cégkivonatban olyan információk is vannak, melyeket még netem sem biztos, hogy megtalálunk. Ilyen pl. azok a személyek, akiknek joga van a céget képviselni, joga van a cég nevében eljárni, szerződést kötni, pályázatot beadni.
A cégkivonat az alapvető információk mellett tartalmazhat negatív információkat is. Ezek pályázatoknál kizáró okok lehetnek, amennyiben egy cégnél fennállnak. Olyan dolgokra kell itt gondolni, mint pl., ha csődeljárás folyik egy cég ellen, lejárt adótartozása van, vagy felszámolási eljárás alatt áll. Egy cégkivonattal azt is bizonyítani lehet, hogy ezek egyike sem áll fenn egy adott cég esetében.